伝わる文章を簡潔に書く方法|あらゆるシーンで役立つ5つのコツ

伝わる文章を簡潔に書く方法(コツ)

「良い」文章が書きたい。
そう思ったことがある人はたくさんいると思います。

それはなぜか。

笑顔やしかめ面といった表情から写真・映像、ダンス、歌……

心の内で思っていることを伝える「ツール」はたくさんありますが、私たちが一番日頃使うのは「言葉」だからです。

うまく伝えたいのに、伝わらない。
この気持ちや景色を表現するための言葉が見つからない。

「良い」文章が書ければそんなもどかしさは減っていくでしょう。

普段の会話、旅行先を描くSNSでのつぶやき、ビジネスでのやり取り……
あらゆるシーンで役立つ良い文章を書くコツをここでは紹介していきます。

パン屋さん

人に伝える文章を作るのって難しいよねぇ…
私、文章書くの凄く苦手なんだよなぁ…

青ちゃん

最後まで読んでくれたら、「良い文章」が書けるようになるよ!(多分)

「良い」文章とは

では「良い文章」とはどんなものでしょうか。
それは、書き手の伝えたいことが分かりやすく、だれが読んでもちゃんと伝わる文です。

ここで大事なのは「正確」に伝わることと、読み手が疲れないことです。
そのためには「読みにくい」「誤解される」「意味があいまい」な要素をなくすことが必要です。

では、さっそくコツを見ていきましょう。

1.伝えたいことを明確にする

そもそも何が伝えたいのか。
これを整理しないとスタートもゴールもあいまいになってしまいます。

伝えたいことがあるから文章を書くに決まっているだろうと思われるかもしれません。
ただし、ここで重要なのは、 一番伝えたいことは何か明確にするということです。

<悪い例文>
駆け出しの画家である太郎の書いた絵はネット上での口コミで大いに話題となり、納品先の顧客からも実際に好評を博したことにより、前年比数倍程度の売り上げを期待している。

この文章の要素をみてみましょう

  • 駆け出しの画家の絵がネット上で話題になっていること
  • 納品先で好評を博していること
  • 売上増が期待できること

という三つの要素がそれぞれ存在し、何一番に伝えたいのか、分かりづらいです。
簡潔に伝えたいことを「売り上げ増が期待できる」ことにして、直してみましょう。

<直した例文>
新商品はネット上での口コミで大いに話題となっており、納品先の企業からも好評を博している。
前年度比20%増の売り上げが期待される。

理由→主張をいう構造の二文にしました。ぐっと分かりやすくなったと思います。

このように短い文章では、構いませんが
長くなると 主張→理由・事例→結論 が基本形になります。

2.文章に「見出し」を付ける

おすすめのトレーニングは文章に「見出し」を付けてみることです。

新聞などではおなじみですが、その文章が何を言いたいかを一番端的に表した言葉です。
伝えたいことが明確な文章ほど、この作業は簡単です。

逆に自分で見出しがつけられない文章は、伝えたいことが不明確。
もしくは文章で伝えたいことがうまく書かれていないと思うべきでしょう。

長い文章には「主見出し」に加えて「袖見出し」と二つ目がついていることがあります。
一番言いたいことを補足する形になります。

先ほどの例文ならば「売上増に期待 太郎の絵」「前年比数倍も」といったところでしょうか。

また、悪い例文は、一文の長さや主語述語などの観点からも問題がありました。
みていきましょう。

3.一文を50~80文字に

読みづらい文章で一番多いのは、一文が長いケースです。
ついつい「、(読点)」をたくさん打って長くなってしまうことありますよね。

わかりやすい文章の研究は様々ありますが、一文を50~80文字にすることが良いとされています。

ツイッターでは現在、140文字がひとツイートの上限なのでバランスよく2つに分けた分量だと丁度よいですね。慣れないうちはWordなどを使って文字数をカウントして80文字以内を意識してみるのも良いかもしれません。

とは言え、伝えたいことが多い時に文字はどうしても増えてしまいますよね。
そんな時は、最初から短くするよりも書き出してから削っていく方が内容に磨きがかかります。

「情報量が多い、文章が長い方が良い」という考えを捨てるところから始めましょう。短い文字数で読み手に負担なく、必要なことを伝えられることの方が価値は高いです。

さて、具体的な短くするコツを見ていきましょう。

4.くどい言い回しや表現かぶりをなくす。

<悪い例> 猫という生き物は、外を散歩するという行為が大好きだということだ。
<修正後> 猫は、外を散歩するのが大好きだ。

★猫=生き物、散歩=行為。
 同じ意味のことを不要に繰り返すことは文章を読みづらくします。

★「~という」「ということだ」。
 この表現を多用してしまっている文章は珍しくありません。
 これも大抵必要のない言い回しで文を冗長にさせます。

ただし、同じ意味の言葉を何度も使うべき時もありますが、まったく同じ言葉を並べるとつたなく見えます。

そんな時は、同じ意味でほかの言い回しを調べられる連想類語辞典(https://renso-ruigo.com/)などを活用するといいでしょう。

5.「。」を適切に打って簡潔に。必要なら接続語を使う。

<悪い例>
来週は友達と川沿いのキャンプ場でバーベキューをする予定ですが、天気が悪ければスケジュールを見直す事になっていて、まだちゃんと食べ物など当日の準備をしていないので帰ったら急いで準備をしなければならないのですが、準備をする時間が無くてとても困っています。
(一文=125文字)

<修正後>
来週は友達と川沿いのキャンプ場でバーベキューをする予定です。ただ、天気が悪ければスケジュールを見直す事になっており、まだちゃんと食べ物など当日の準備をしていません。帰ったら急いで準備をしなければならないのですが、準備をする時間が無くてとても困っています。
(各一文=30、52、45文字)

分かりづらい文は、つい「ですが~」と文章をつなげがちになります。

一文の中に「ですが~」という逆接の言葉を複数回使ってしまうと、何が言いたいのか分からなくなります。そもそも、「ですが~」の後が前の文章を否定する逆説になっていないパターンも目立つので注意です。

今回の文章はいずれも逆接の意味を果たしています。
そのため、最初の「ですが~」を「。」で切った後に「ただ、」とつなげて言い換えました。

また先ほどの一文50~80文字以内で見ても、悪い例は125文字とオーバーしていました。修正後は長くても52文字です。

実践で文章力を高めよう!

いかがでしたか?

これから文章を発信していこうと思っている人だけでなく、日常的に文章に携わっている人にとっても役立つ内容だったのではないでしょうか?

コツを習得したら次は実践です!
ブログでもTwitterでも良いので、「伝えたいことを簡潔に!」を常に意識し、実践を積み重ねて成長していきましょう。